1.2 Onze organisatie is in control

• In 2022/23 hebben we een verbeterde, toekomstvaste, betrouwbare en efficiënte financiële informatievoorziening, waarmee de bedrijfsprocessen rondom financiën, inkoop- en contractmanagement en verantwoording worden ondersteund en waarmee kan worden voorzien in de informatiebehoefte van de organisatie.
• Dit betekent dat administraties op elk moment juist en volledig zijn en dat dit ook blijkt uit de interne controles die we uitvoeren.
• In 2022 is er een verbeterde interne rapportagesystematiek die aansluit bij de nieuwe organisatie. Hierin zijn doelen, prestaties, ontwikkelingen en financiën met elkaar in verbinding. Dit stelt het management in staat om optimaal bij te sturen.
• De 2de lijn controlfunctie is versterkt en is zichtbaar ingebed in proces en procedures waardoor we betere grip op de beheersing en het bereiken van onze prestaties krijgen.

• We voeren in 2022 op alle toprisico's expliciet en systematisch het gesprek en organiseren voor de belangrijkste risico's risicosessies.
• We benaderen risicomanagement meer vanuit een positieve invalshoek, wat wil zeggen dat we soms bewust zekere risico’s nemen om bepaalde doelen te halen (risk appetite). In 2022 stellen we hiervoor een kader op en experimenteren met deze aanpak voor de aanwezige TOP-risico's.
• In 2022 onderzoeken wij de mogelijkheden naar een betere digitale ondersteuning van de risicogesprekken en het risicoregister.

Indicator: Toprisico’s waarover systematisch het gesprek is gevoerd (ambtelijk/bestuurlijk): 100%

• In 2022 verbeteren we de samenhang tussen de beleids- en planning en controldocumenten.
• We vergroten verder de uniformiteit van documenten, verbeteren het inzicht in concrete doelen en prestaties en zetten in op een duidelijke koppeling tussen doelen en middelen.
• De indicatoren in de programma’s 1 en 4 scherpen we aan.
• Als het nieuwe bestuursakkoord daar aanleiding toe geeft, wijzigen we (een deel van) de doelstellingen.

De (verbijzonderde) interne controle is een meetinstrument voor kwaliteit en efficiency van de gemeentelijke bedrijfsvoering. Per begrotingsjaar 2022 is het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en moet zich daar zelf over verantwoorden in plaats van dat de accountant dat doet.

Speerpunten voor 2022 zijn:

• We professionaliseren de rollen binnen het three lines of defense model zodat we adequaat kunnen sturen en ook de risico’s kunnen beheersen.
• Binnen de interne controle verleggen we de focus van repressief naar preventief, van ‘controle’ naar ‘control’. Beheersing aan de voorkant is beter dan controle achteraf.

Team inkoop werkt in de komende jaren aan een aantal aspecten waarbij nauwe samenwerking gezocht wordt en noodzakelijk is met medewerkers van andere afdelingen en budgethouders. Een doel is om voor het gehele concern de inkoop en aanbestedingsrisico’s verder te verminderen (rechtmatigheid). Daarnaast willen we met behulp van inkoop meer sturing geven om de strategische en innovatieve beleidsdoelen mogelijk te maken (doelmatigheid). Dit vraagt om een meerjarige inspanning waar we in 2022 – en in de daarop volgende jaren – verdere stappen gaan zetten:  

• We onderzoeken hoe stapsgewijs de inkoopfunctie verder ontwikkeld kan worden naar een expertisecentrum inkoop om daarmee meer centraal inzicht, grip en overzicht te krijgen op concern brede inkoopprocessen.
• We completeren en actualiseren – als gevolg van een systeemwijziging – opnieuw het centrale contractregister, verzorgen de contractarchivering centraal en we voorzien deze van een betrouwbare signaleringfunctie.
• We willen het contract en leveranciersmanagement verder verbeteren. Dit maakt onderdeel uit van het programma informatievoorziening financiën, inkoop- en contractmanagement en verantwoording (zie prestatie 2.1).
• We verbeteren de kwaliteit van spendanalyse om de rechtmatigheid van inkopen op concernniveau te bewaken.
• We standaardiseren en uniformeren het inkoopproces inclusief documenten en templates in de Taal van de Stad’.
• In de nieuwe organisatie structuur - die in 2021 concreet invulling heeft gekregen - gaan we opnieuw de advisering vormgeven en versterken richting afdelingsmanagers en thema directeuren advies over aanbestedingsaspecten.
• We herpositioneren de inkoopboard om vanuit meer verschillende achtergronden en disciplines invulling te geven aan deze adviesfunctie. Doel is om via inkoop en aanbestedingstrajecten meer bij te dragen aan het opgave gericht werken, de innovatiekracht en de strategische doelstellingen van de organisatie.

We gaan als gemeente zorgvuldig om met de persoonsgegevens van onze inwoners en eigen medewerkers en doen dat in lijn met de privacywetgeving (AVG). Om er voor te zorgen dat onze informatie betrouwbaar is en beschermd is tegen aanvallen vanuit het internet en andere bedreigingen hebben we het basis beveiligingsniveau geïmplementeerd zoals opgenomen in de verplichte Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Vanuit informatiebeheer zorgen we als gemeente voor juiste, toegankelijke en vindbare informatie die binnen de wettelijke kaders beschikbaar is.

Awareness

• Informatiebeveiliging, privacy en informatiebeheer zijn een regulier onderdeel van de gemeentelijke dienstverlening en staan als onderwerp structureel op de politieke en bestuurlijke agenda’s. Medewerkers en management worden blijvend bewust gemaakt van de risico’s en krijgen handreikingen over hoe ze zorgvuldig en veilig met informatie kunnen omgaan. We zien dit terug in hun handelen. We analyseren en evalueren incidenten om er van te leren.

Doorontwikkeling

• Door verdergaande digitalisering en een toename van (cyber)dreigingen is het noodzakelijk op basis van risico- en impactanalyses voortdurend een afweging te maken of aanvullende maatregelen nodig zijn. We verbeteren processen waarbij de proceseigenaren voorgenomen wijzigingen vanuit integraal oogpunt van informatiebeveiliging, privacy en informatiebeheer op risico’s beoordelen.
• Op basis van risicoclassificatie hebben we de hoogste risico’s goed in beeld en sturen we op het terugbrengen van deze risico’s tot een aanvaardbaar niveau. Verantwoordelijkheden en taken zijn helder beschreven en belegd, waardoor duidelijk is wie stuurt op welk risico en wie kan bepalen of een risico aanvaardbaar is voor de gemeente.
• We werken aan de acties en beheersmaatregelen uit het toetsplan privacy, zodat de behoorlijke en transparante verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie wordt geborgd.
• De nieuwe informatiewetgeving op gemeentelijke dienstverlening, informatiehuishouding en de bedrijfsvoering wordt ingevoerd. Noodzakelijke randvoorwaarde voor implementatie is het op orde zijn van het informatiebeheer. De meest kritische processen zijn doorgelicht om risico’s in beeld te brengen en verbetermaatregelen door te voeren.

Verantwoording

• Via intern toezicht en de planning & control-cyclus wordt de structurele naleving gemonitord en geborgd. Dit gebeurt door periodiek te toetsen wat de stand van zaken is, daarover te rapporteren en, waar nodig, bij te sturen en verbeteracties te beleggen binnen de organisatie. Via het risico register wordt de voortgang van verbeterpunten gemonitord.
• De verantwoording over informatiebeveiliging vanuit het college aan de raad en aan de landelijke toezichthouders op de basisregistraties en de centrale voorzieningen (waaronder DigiD en Suwinet) geven we vorm via het ENSIA-verantwoordingstraject. Door dit traject planmatig aan te sturen wordt, binnen de daarvoor gestelde deadlines, aan de verplichtingen voldaan. Naast het ENSIA-verantwoordingstraject vindt ook verantwoording plaats via de verplichte WPG-audit en de IT-audit die wordt uitgevoerd in het kader van de jaarrekeningcontrole.

Binnen de afdeling Juridische Zaken is constante aandacht voor de juridische kwaliteit binnen onze organisatie.

Daarbij kijken we scherp naar de juridische vraagstukken die dagelijks op ons afkomen.

De werkwijze die wij daarbij toepassen is de inzet van de juristen over de verschillende beleidsvelden (afhankelijk van de betreffende expertise) en vanuit verschillende rollen, zoals de rol van concernadviseur, verweerder, secretaris, trainer, vakgroepleider enz.

Daarmee kunnen we zeer gericht de juiste jurist op de juiste plek binnen de organisatie inzetten wat ten goede komt aan de kwaliteit van de besluitvorming.

We onderscheiden binnen de afdeling Juridische Zaken drie vakgroepen waar de juristen werkzaam in zijn.

Dat zijn:

• Juridische advisering op het gebied van bestuursrecht en privaatrecht (zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau)
• Bezwaar en beroep (procedures naar aanleiding van besluiten die genomen worden binnen onze organisatie)
• Juridische Kwaliteitszorg ( w.o. het zorg- en bijdragen aan een basis juridische kennisniveau en juridisch controle)

Vanuit de vakgroep juridische advisering ligt de focus om op tijd bij het vraagstuk betrokken te worden en vanuit een oplossingsgerichte houding mee te denken en mede verantwoordelijk zijn voor de gekozen uitkomst. Tegelijkertijd wordt hierbij de rechtmatigheid en de doelmatigheid niet uit het oog verloren. Dit maken wij concreet door per werkvorm (opgavegericht, projectmatig, etc.) aan te geven hoe juridisch advisering daaraan een bijdrage kan leveren.  

Vanuit de vakgroep bezwaar en beroep wordt in eerste instantie zoveel mogelijk ingezet om in het informele gesprek (pré mediation) tot een oplossing te komen,

Met de burger in gesprek gaan, te luisteren en te kijken naar oplossingen, is hierbij het uitgangspunt. Mocht dit niet leiden tot een oplossing dan wordt advies gevraagd aan de onafhankelijke bezwarencommissie. Ieder jaar brengt de onafhankelijke bezwarencommissie hierover verslag uit aan de Raad.

En als de burger het niet eens is met de uitkomst van de bezwarenprocedure kan zij in beroep (en hoger beroep) bij de onafhankelijke rechter.

In 2021 wordt er een klantentevredenheidsonderzoek gehouden onder alle bezwaarden waarvan verslag wordt gedaan in het jaaroverzicht van de onafhankelijke bezwarencommissie.

Daarnaast werken we binnen deze vakgroep mee aan een goede klachtbehandeling. Dat doen we door de inzet van (concern) klachten coördinatoren die met name een adviserende rol hebben en het aanspreekpunt zijn voor de Nationale Ombudsman. Sinds 2021 verdelen wij de binnengekomen (bejegenings)klachten over de verschillende afdelingen. Daarmee dragen wij bij aan een betere stroomlijning van de behandeling van de klachten.

De vakgroep juridische kwaliteitszorg richt zich o.a. op het vergroten van het juridische besef in onze organisatie en op het beter duiden en inzichtelijk maken van de juridische risico’s binnen het risicomanagement.

Dat doen we o.a. door het geven van trainingen. Dat zijn zowel basistrainingen als maatwerktrainingen. De maatwerktrainingen zijn gericht op specifieke wetgeving w.o,. de Jeugdwet, de Wmo, subsidies, staatssteun e.d.

Verder volgen we de wetgevingstrajecten en geven daarover advies voor een vlotte en tijdige implementatie door de vakafdeling.

De komende periode richten we ons op de verdere doorontwikkeling van het accounthouderschap (juridisch aanspreekpunt voor de afdelingen). Daarmee worden directe lijntjes gelegd tussen de afdeling juridische zaken en de overige afdelingen om tot duidelijke werkafspraken te komen over de inzet van de juristen.